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Excel（數據表格工具）和PPT（圖形展示工具）是職場人士最常用的兩個office工具。
各位職場朋友，你用哪個更多一些？如果你的大部分時間在用Excel，那你用的是工具的工具。是的，工具也有高下。一個最常見的現象是：部下準備了一份Excel工具被上司貼到PPT里向他的上層作演示報告了。
“革命不分貴賤，工作不分高下”。這句話是當官的忽悠人的，好讓你永遠為他準備Excel。
今天就講講這兩者的進階區別，從Excel到PPT對應的進階關系。
1 從數據到故事
這是從內容上講的。一個Excel表上有成千上萬條數據，甚至一個文件里有好幾個附表，中間數據相互引用，公式套公式的。可是，做完這些數據之后，你能提煉出一二句關鍵訊息嗎？
下面這張表是我以前公司的下屬發給我的，十個產品，分別有十張附表。我告訴我的下屬：將這十張圖貼到十張PPT里，然后對每一張圖寫一個一句話總結，在過去的12個月里，發生在每個產品上的故事是什么？
經過幾個來回的討論與修正，最后我們提煉出了這樣一句話：A產品在修正導入軌道之后，單位產出的上升帶來毛利的提升。
每個產品都有這樣的一個故事，考驗的是數據以外的業務分析功力。To excel in Excel（在Excel上很出色）是不夠的，得在PowerPoint上讓每一個Point都有Power才行。
2 從個人到讀者
這是從溝通層面上講的。很多Excel做得很溜的人會花很多時間去做公式優化，甚至用宏的高級功能做自動化報告。但是，卻在一個舉手之勞但又很重要的細節上忽略了：用戶體驗。比如，將小計數加總縮略成一行成為詳略可開關的展開收攏模式：將橫向的列寬調整一下以便讓所有數據放在一幀視窗之中，免去讀者拉鼠標去看最右側的一二行數據；還有將公式的邏輯關系用簡單的代數關系列在表頭讓大家一目了然……
蘋果手機的一項改進，讓用戶開機時就有電量可以用，就這一項小小的改進，讓很多用戶拋棄了其它品牌轉變為果粉。
Excel做的再好，那只是你個人的事，你IQ高。但你能進入PPT的演示情景去構想，比如，先在右上角將所有的縮寫或符號解釋一下，那你就擁有了一種換位思考的情商能力。
在一個日益強調協作的時代，沒有換位思考，基本上是一條腿在走路。
3 從能力到格局
這是從一個人的視野角度講的。總經理在說，我們的單位成本必須降30%，生產經理便打開Excel一五一十地分析各項費用的性質。這時，我看到總經理非常不屑的神情，毫不客氣地打斷道：你不用給我看這些數據，我知道你要說什么。我在講“要還是不要？”，你卻在跟我說“能還是不能？”。我要的是格局，不降這30%，明年我們會被競爭對手趕出市場。你這是在能力的范圍打轉，所以只是跟自己在比，你比昨天的自己提升了10%，又怎樣呢？
很多公司在做預算時總是想不通，總部為何大刀一揮，砍個30%之類的。我在子公司做財務總監時也想不通，直到有一天去了總部，做一份給董事會的《競爭對手比較分析》PPT時才搞明白，總部的指令是以市場為標準的。正因為德國公司的固定開銷比別人高，我們必須在生產效率上追回來。
順便說一下，PowerPoint并不是微軟自己開發的，而是靠視窗操作系統的用戶體驗掙了大把的現金買來的。這就是一種商業格局。
當然，不是說Excel不重要，而是要換個思路，用PPT的思維方式去想數據的最終呈現方式。由繁到簡，在內容上學會抽取與提煉；由外向內，從讀者體驗出發去改良格式；由大到小，從對大局的理解出發去布局數據結構。
做Excel，卻玩出PPT的power，你離你上司的職位就不遠了。
